Política de privacidad
Este documento explica qué información trata Cont Finance, con qué finalidad, con quién se comparte y cómo puede ejercer sus derechos. Se redacta conforme a la Ley N.º 8968, Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, y su reglamento.
1. Responsable
CLOSE, cédula de identidad 2-0886-0589, domiciliado en Costa Rica, es el responsable del tratamiento de los datos de la cuenta de usuario. Consultas y solicitudes: close@closecr.com.
2. Dos tipos de datos, dos papeles distintos
Conviene separarlos desde el inicio, porque las obligaciones no son las mismas:
- Datos de la cuenta
- Los que se entregan para poder usar el servicio. Sobre estos, CLOSE es el responsable del tratamiento.
- Datos contenidos en los documentos de cada negocio
- Los de los proveedores y clientes que aparecen en las facturas de gastos e ingresos: nombre, cédula jurídica y montos facturados. Sobre estos, el responsable es el negocio al que pertenece cada documento, y CLOSE actúa como encargado: los trata únicamente para prestar el servicio de registro y cálculo. Contar con la base legal para tratar esos datos es obligación de cada negocio, no del proveedor del servicio.
3. Qué datos se tratan
3.1 De la cuenta
- Nombre y correo electrónico de la persona usuaria.
- Contraseña, guardada siempre cifrada mediante una función de derivación de claves. No se almacena ni es recuperable en texto legible.
- Fecha y versión de los documentos legales que se aceptaron al elegir la contraseña.
- Un identificador de sesión aleatorio, sin información personal dentro, guardado en una cookie propia. Se detalla en la política de cookies.
3.2 De seguridad y funcionamiento
- Dirección IP asociada a los intentos fallidos de inicio de sesión. Es la única forma de contener ataques de fuerza bruta. Se conserva el tiempo estrictamente necesario para aplicar el bloqueo.
- Registros técnicos de errores, que pueden incluir el identificador de un documento, nunca su contenido.
3.3 De los documentos de cada negocio
- El XML y/o PDF de cada factura electrónica de gasto o ingreso: fecha, número de documento, clave numérica de Hacienda, nombre y cédula jurídica de la contraparte, moneda y montos.
- Los totales calculados a partir de esos documentos: balance, impuesto cobrado y acreditable.
4. Con qué finalidad y con qué legitimación
- Prestar el servicio contratado: crear la cuenta, registrar los documentos de cada negocio, leer un documento cuando se solicita, calcular el balance y generar el reporte exportable. Base: la ejecución del contrato y el consentimiento informado que se otorga al elegir la propia contraseña en la primera entrada.
- Mantener la seguridad: autenticar el acceso, aislar la información de cada negocio y contener el abuso. Base: el interés legítimo en la seguridad del servicio y el cumplimiento del deber de confidencialidad y seguridad de la Ley N.º 8968.
- Comunicaciones sobre el servicio: avisos operativos, de seguridad o de cambios en estas condiciones. Base: la ejecución del contrato.
No se realiza publicidad, ni elaboración de perfiles, ni decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre las personas. No se venden ni se ceden datos a terceros con fines comerciales.
5. Lectura automática de documentos
Cuando un documento de ingreso se carga sin su XML de Hacienda y solo se dispone del PDF, el contenido de ese PDF se envía a un proveedor de inteligencia artificial para extraer los campos del registro. La operación no ocurre de forma automática ni en segundo plano: solo cuando se solicita expresamente al subir el archivo.
Conforme a las condiciones contractuales de ese proveedor, el contenido enviado a través de su interfaz de programación no se utiliza para entrenar sus modelos. Los valores obtenidos se muestran señalados como provenientes del documento, quedan editables y deben verificarse antes de guardarlos.
Cuando el documento sí trae el XML oficial de Hacienda, sus datos se leen de forma directa a partir de la estructura del archivo, sin enviarlo a ningún proveedor de inteligencia artificial.
6. Acceso a la cuenta de Gmail del negocio (datos de Google)
Cuando un negocio conecta su cuenta de Gmail, el servicio solicita permiso de Google para dos operaciones concretas, y ninguna otra:
- Leer correos y adjuntos (alcance
gmail.readonly) — únicamente para identificar correos entrantes con un adjunto que corresponda a una factura electrónica de Hacienda (XML o PDF) y extraer sus datos. No se lee ni se conserva el contenido de correos que no cumplan ese criterio. - Enviar correo en nombre de esa cuenta (alcance
gmail.send) — únicamente para reenviar la factura ya confirmada al correo de recepción de comprobantes electrónicos que el propio negocio configure (por defecto, el de Hacienda/GTI). El servicio nunca envía correo con otro fin.
El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida de las API de Google se ajusta a la Google API Services User Data Policy, incluidos sus requisitos de Uso Limitado (Limited Use): esa información nunca se usa para publicidad, no se usa para entrenar modelos de inteligencia artificial de propósito general, y ninguna persona revisa su contenido salvo para dar soporte técnico expresamente solicitado, con su autorización, o cuando la ley lo exija.
El permiso otorgado se guarda como un token que solo permite las dos operaciones de arriba sobre esa cuenta de Gmail — no la contraseña ni un acceso general. Puede revocarlo en cualquier momento desde dentro del servicio o directamente en myaccount.google.com/permissions; al revocarlo, el servicio deja de leer y enviar correo por esa cuenta de inmediato.
7. Quién más interviene
Para prestar el servicio se recurre a proveedores que actúan como encargados del tratamiento, bajo contrato y únicamente conforme a instrucciones. Todos ellos prestan sus servicios desde Estados Unidos, por lo que existe una transferencia internacional de datos que se acepta al utilizar el servicio.
| Proveedor | País | Para qué |
|---|---|---|
| Vercel Inc. | Estados Unidos | Alojamiento de la aplicación y almacenamiento privado de los documentos (PDF/XML) que se suben. |
| Neon Inc. | Estados Unidos | Base de datos donde viven la cuenta y los documentos financieros de cada cliente. |
| Groq Inc. | Estados Unidos | Lectura automática de facturas en PDF que no traen el XML de Hacienda, cuando se solicita. |
Además, los datos pueden comunicarse a la autoridad judicial o administrativa competente cuando exista una obligación legal de hacerlo.
8. Cuánto tiempo se conservan
- Cuenta y documentos: mientras la cuenta permanezca activa. Tras el cierre se conservan treinta días naturales para solicitar una copia, y después se eliminan.
- Archivos (XML/PDF) originales: hasta que se elimine el documento al que pertenecen desde la aplicación.
- Registros de seguridad: el tiempo que dura el bloqueo de intentos de acceso, que se borran al iniciar sesión correctamente.
- Constancia de aceptación de los documentos legales: mientras exista la cuenta y por el plazo de prescripción de las obligaciones contractuales, porque es la prueba del consentimiento.
9. Seguridad
Las medidas aplicadas incluyen, entre otras:
- Cifrado de las comunicaciones en tránsito.
- Contraseñas almacenadas únicamente como resumen criptográfico con factor de trabajo alto.
- Almacenamiento privado de los archivos originales: no existe una dirección pública que permita abrirlos.
- Separación estricta de la información entre los perfiles de negocio en cada consulta a la base de datos.
- El endpoint que recibe gastos del bot automatizado usa una clave de servicio propia, distinta de la contraseña de la cuenta, que no da acceso a ninguna otra función de la aplicación.
- Soporte técnico: el personal de CLOSE puede abrir, únicamente para consulta y sin posibilidad de modificar nada, la vista de un despacho para atender una solicitud de soporte. Cada acceso queda registrado con fecha y persona que lo realizó.
Ninguna medida elimina el riesgo por completo. Si llegara a producirse una violación de seguridad que afecte sus datos, se le comunicará y se informará a la autoridad competente conforme a la normativa aplicable.
10. Datos guardados en el dispositivo
La aplicación guarda en el dispositivo la preferencia de apariencia elegida y el identificador de sesión. El detalle está en la política de cookies y datos guardados.
11. Sus derechos
Puede solicitar en cualquier momento el acceso a sus datos, su rectificación o actualización, su eliminación, y oponerse a un tratamiento o revocar el consentimiento otorgado. También puede pedir una copia de la información registrada en un formato legible.
Para ejercerlos, escriba a close@closecr.com desde el correo asociado a su cuenta, indicando qué derecho desea ejercer. La solicitud se atiende en un plazo máximo de cinco días hábiles, conforme al artículo 7 de la Ley N.º 8968.
Si considera que sus datos no han sido tratados conforme a la ley, puede presentar una denuncia ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB), órgano de control competente en Costa Rica.
12. Menores de edad
El servicio no se ofrece a personas menores de edad. No se recogen de forma consciente datos de personas menores de edad como titulares de una cuenta.
13. Cambios en esta política
Si esta política cambia de forma sustancial, se comunicará antes de que el nuevo texto entre en vigor. La versión vigente es siempre la publicada en esta página, con la fecha indicada al inicio.